Entre las soluciones informáticas obligatorias dirigidas a los empresarios merece la atención el Archivo de Control Unificado (JPK). El JPK tiene la función principal de limitar la zona gris, facilitando al mismo tiempo el trabajo de los funcionarios. Las bases de datos especialmente preparadas permiten a los órganos correspondientes un control y una verificación completos del flujo de documentos, lo que a su vez facilita un análisis fiable. JPK no es por lo tanto solo una ayuda informática para los trabajadores de la administración de hacienda, sino también una forma de conseguir unos mayores ingresos en el presupuesto manteniendo los mismos umbrales financieros.
Desde cuándo está vigente el Archivo de Control Unificado y para quién es obligatorio
JPK está vigente desde enero del año 2018 y es obligatorio para todos los empresarios que sean pagadores activos del impuesto IVA (los comienzos del JPK se sitúan en el año 2016, cuando este documento fue introducido pensando en grandes sujetos económicos). Mientras que para los legisladores una nueva herramienta debe ante todo aumentar el valor de los ingresos, permitiendo al mismo tiempo una mejor planificación del presupuesto, para los empresarios también debe garantizar importantes beneficios. Ante todo, el Archivo de Control Unificado debe acelerar la correcta confirmación de las liquidaciones entre el contribuyente y la administración, lo que debe reducir los costes de una actividad. En la mayoría de los casos, cuando no existan sospechas de prácticas deshonestas contra el empresario, no será necesario un control tributario adicional. Además, JPK debe ser para las empresas una herramienta útil durante la monitorización de las finanzas, constituyendo un elemento del control interno de la empresa.
¿Qué forma el Archivo de Control Unificado?
El Archivo de Control Unificado, disponible en el popular formato xml, contiene siete estructuras. Cada una de ellas está asignada a determinadas secciones, por lo que no todas estarán vigentes en una determinada empresa. Los elementos comunes de cada estructura son: un encabezamiento que permite identificar a la empresa, una sección que informa sobre los flujos financieros y otras acciones de carácter económico y una sección de control que permite verificar la corrección de la información que contiene.
El Archivo de Control Unificado está formado por las siguientes partes: JPK_KR (libros contables) JPK_WB (extracto bancario), JPK_MAG (almacén), JPK_VAT (registro de compras y ventas IVA), JPK_VA (facturas IVA), JPK_PKPIR (libro tributario de ingresos y gastos) y JPK_EWP (registro de ingresos).
En cada archivo estarán contenidos, entre otros, los siguientes datos: el número de identificación del contratante, los datos de contacto del contratante, el número del comprobante de venta o de compra, la fecha de su emisión y la fecha de venta (compra), si es diferente de la del comprobante de venta (compra). Para las empresas más pequeñas el documento más importante es JPK-VAT, que es un registro de un determinado mes.
Excepciones y dudas
El Archivo de Control Unificado no es obligatorio para todas las empresas. Por ejemplo, no deben presentar el documento electrónico JPK_VAT las empresas cuyas ventas totales en el año anterior no sean superiores a 200 000 PLN ni las empresas dedicadas a la venta de servicios y mercancías que estén exentas del impuesto IVA.
La confirmación del envío correcto del JPK es el Acuse de Recibo Oficial (UPO), que es posible obtener con ayuda del Perfil de Confianza o una firma electrónica segura. Si tras la presentación de los documentos surgen dudas existe la obligación de realizar correcciones JPK_VAT.
